Privacyreglement SWA HR-Diensten B.V.

Privacyreglement SWA HR Diensten B.V.

Dit is het Privacyreglement van SWA HR Diensten, gevestigd aan de Archimedesbaan 18-K, 3439 ME Nieuwegein, 030 - 600 85 50, info@swahrdiensten.nl. Contactpersoon voor dit privacyreglement is Frans Bergman, directeur SWA HR Diensten.

Artikel 1: Toepasbaarheid

Het Privacyreglement is toepasbaar op de gehele dienstverlening van en door SWA HR Diensten B.V. waarbij persoonsgegevens verstrekt kunnen worden door de opdrachtgever en/of kandidaat aan SWA HR Diensten B.V. die deze gegevens verwerkt. SWA HR Diensten verwerkt alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van afgesloten overeenkomsten met opdrachtgever. Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is bepaald. Hierbij gelden de navolgende uitgangspunten: 

De door opdrachtgever en/of kandidaat verstrekte gegevens over kandidaat zijn gewone persoonsgegevens in de zin van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);

 Artikel 2: Kandidaatdossier

Van elke aangemelde kandidaat/ kandidaat wordt een kandidaatdossier gemaakt. Hierin worden in ieder geval alle voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens betreffende de kandidaat en opdrachtgever (indien relevant) opgenomen. De dossiers zijn toegankelijk voor (freelance) medewerkers van het betreffende bureau indien dit ten behoeve van de uitvoering van hun functie noodzakelijk is. De kandidaat/ kandidaat en de adviseur/ consulent tekenen de SWA HR Diensten B.V. deelnameformulier, waarbij de kandidaat/ kandidaat toestemming geeft om zijn/ haar persoonsgegevens in de kandidaat/kandidatenregistratie systemen op te nemen. Voor het Kandidaatdossier maakt SWA HR Diensten gebruik van het klantvolgsysteem van Rapasso. Met Rapasso is een verwerkersovereenkomst opgesteld, conform de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin geheimhoudingsplicht en beveiliging van de gegevens is gewaarborgd. De servers van Rapasso bevinden zich in Europa en vallen derhalve onder de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 3: Rechten van kandidaat/kandidaten

Kandidaat/kandidaten hebben volgens de wet Algemene Verordening Gegevensbewerking (AVG) de volgende rechten en dienen hierop bij aanvang van het traject gewezen te worden: 

  1. recht op informatie: de kandidaat moet kunnen nagaan wat er met zijn gegevens gebeurt;
  2. recht op inzage: de kandidaat heeft het recht om inzage te verzoeken in zijn persoonsgegevens (digitaal of handmatig);
  3. recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming: de kandidaat heeft het recht te verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dat kan als de gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel;
  4. recht op een gegeven toestemming voor een bepaalde verwerking weer in te trekken;
  5. recht op verzet: de kandidaat heeft het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van zijn gegevens. 
  6. recht om gegevens over te dragen: het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die SWA HR Diensten van hen heeft en het recht om SWA HR Diensten te verzoeken hun gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.

Kandidaat is niet verplicht om gegevens te verstrekken, echter daar waar het gaat om noodzakelijke gegevens voor de uitvoering van de afgesloten overeenkomst betekent dit ook dat de afgesloten overeenkomst als niet uitvoerbaar wordt beschouwd en zal worden beëindigd.

Artikel 4: Afspraken met kandidaat over rapportage voor aanvang traject.

Voor aanvang van het traject wordt de kandidaat door SWA HR Diensten geïnformeerd welke afspraken gemaakt zijn betreffende rapportage: aan wie, welke gegevens, op welke wijze (schriftelijk/ mondeling), met welk doel en in welke periodes. SWA HR Diensten rapporteert noch over de inhoud van gesprekken tussen kandidaat en adviseur/consultant, noch over als vertrouwelijk aan te merken informatie.

Artikel 5: Toestemming kandidaat/ kandidaat

Elke schriftelijke rapportage (in PDF-formaat) over een kandidaat naar opdrachtgever wordt voorafgaand voorgelegd aan de kandidaat. Pas nadat de kandidaat zich schriftelijk akkoord heeft verklaard, wordt de informatie verstuurd. (Mondelinge) informatie over de voortgang van het traject behoeft niet eerst voorgelegd te worden aan de kandidaat/ kandidaat. Wel wordt de kandidaat hierover na afloop (mondeling) geïnformeerd.

Artikel 6: Rapportage gezondheidsgegevens

Als het gaat om het verstrekken van gezondheidsgegevens aan opdrachtgever of aan arts(en)/medisch adviseur(s) dan zal SWA HR Diensten B.V. dit alleen doen na schriftelijke toestemming van de kandidaat. Het medisch beroepsgeheim van de behandelend arts wordt hierbij in acht genomen.

Artikel 7: Rapportage naar opdrachtgever

SWA HR Diensten rapporteert aan opdrachtgever (als dit met de opdrachtgever is overeengekomen). Dit gebeurt mondeling, per post of per e-mail. Alle e-mail wordt verstuurd in PDF-formaat, zodat de ontvangende partij geen wijzigingen kan aanbrengen. Bij mondeling rapportage wordt hierover in het kandidaat/kandidatendossier een gespreksnotitie gemaakt.

Artikel 8: Verwijdering gegevens

Twee jaar na datum van het laatste contact (exit gesprek) met de kandidaat worden alle persoonsgegevens van de kandidaat verwijderd en/of vernietigd, tenzij de kandidaat schriftelijke toestemming geeft voor het langer bewaren van de gegevens.

Artikel 9: Privacy functionaris

SWA HR Diensten B.V. heeft een privacy functionaris (Mr. M. Kluft) aangesteld die verantwoordelijk is voor het opstellen, beheren en bewaken van het privacyreglement.

Artikel 10: (Freelance) medewerkers tekenen geheimhoudingsverklaring

Met elke (freelance) medewerker worden schriftelijke afspraken gemaakt die vastgelegd worden in een overeenkomst. Hierin is een geheimhoudingsverklaring opgenomen ten aanzien van het omgaan met vertrouwelijke gegevens. De (freelance) medewerker ontvangt eveneens het privacy reglement.

Artikel 11: Delen van gegevens

Voor de uitvoering van haar werkzaamheden deelt SWA HR Diensten een deel van de gegevens met derden. Naast de al eerder beschreven verwerkers (freelance medewerkers, Rapasso, Dropbox, Microsoft) zijn dat de branche organisaties Blik op Werk en Cedeo die de keurmerken verstrekken die SWA HR Diensten mag voeren. Voor de audit op de keurmerken worden door deze organisaties klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd. SWA HR Diensten deelt de gegevens van kandidaat (naam, adres, PC, woonplaats, telefoonnummer, emailadres) van afgeronde trajecten met deze organisaties. Met deze organisaties worden verwerkingsovereenkomsten afgesloten zodat gedeelde gegevens alleen voor dat doel gebruikt mogen worden. Kandidaat geven hun toestemming voor doorgave in het deelnameformulier. Deze toestemming mag op later tijdstip altijd worden gewijzigd. Indien de kandidaat aangeeft niet akkoord te gaan met delen van gegevens zal SWA HR Diensten deze wens accepteren met het deelnameformulier als bewijs daarvoor.

Artikel 12: Klachten

Indien de kandidaat van mening is dat bepalingen van dit reglement niet (geheel) worden nageleefd en hij/zij daarover een klacht wil indienen, dient hij/zij zich te wenden tot de privacy functionaris, bereikbaar via de algemene contactgegevens van SWA HR Diensten. Indien dit niet tot een bevredigend antwoord/resultaat leidt, kan de kandidaat zich vervolgens tot de Registratiekamer wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil. Dit dient te geschieden binnen een termijn van acht weken na ontvangst van het antwoord van de privacy functionaris.

Artikel 13: Inwerkingtreding

Dit reglement is in werking getreden op 25 mei 2018.

Nieuwegein, 24 mei 2018, Versie 18.02, SWA HR Diensten B.V.